En moyenne, un salarié a des journées de travail de 8 à 10 heures.
Mais d’après plusieurs études, sa productivité réelle ne dépasse pas les 3 heures de travail.
Il passe les deux tiers de son temps à ne rien faire de productif.
Et c’est le premier à souffrir de ce manque d’efficacité !
Car cela a tendance à engendrer des retards, du stress et de la pression au bureau.
Si vous êtes employé d’une firme ou entrepreneur, vous avez sans doute déjà expérimenté cette sensation d’être dépassé par la quantité de travail qui vous attend.
C’est comme si vos journées n’étaient pas assez longues, en dépit de tout ce temps que vous passez à travailler pour votre entreprise.
Heureusement, ce n’est pas une fatalité !
Le problème, ce n’est pas que vous manquez de temps ou que vous ne travaillez pas assez…
C’est que vous n’avez pas une bonne méthode d’organisation.
Comme vous n’êtes pas suffisamment bien organisé, vous travaillez (beaucoup) moins rapidement et efficacement que vous le devriez.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez améliorer votre organisation au travail, pour enfin aller au bout de vos projets rapidement.
Dans cet article, je vais vous donner quelques astuces et habitudes à adopter pour avoir une bonne organisation.
Une organisation qui vous permettra d’être deux ou trois fois plus productif.
Ainsi, vous n’aurez plus jamais la sensation de ne pas avoir assez de temps, de faire du sur-place avec vos projets, ou devoir sacrifier la qualité du travail pour finir à temps.
En outre, ça vous permettra aussi de vous sentir plus épanoui dans votre vie professionnelle.
Car en étant plus concentré et efficace, vous ne verrez pas le temps passé et, à la fin de la journée, vous serez entièrement satisfait de ce que vous aurez accompli.
Vous serez alors ravi et détendu une fois rentré à la maison, et vous pourrez profiter de votre vie sans avoir à penser à vos projets inaboutis.
Pourquoi est-il important d’avoir une bonne organisation ?
Avant de voir plus en détail votre organisation et découvrir les techniques à utiliser pour l’améliorer, vous devez savoir pourquoi il est TELLEMENT important de bien s’organiser.
Tout d’abord, avoir une bonne organisation vous permet de mieux effectuer vos tâches quotidiennes.
En effet, lorsqu’on se sent stressé et débordé, on a tendance à réaliser nos tâches à l’arrache, faire un tas d’erreurs d’inattention et rendre un travail de moins bonne qualité.
Et cette mauvaise gestion quotidienne vous laisse un arrière-goût d’insatisfaction.
C’est d’autant plus vrai lorsqu’on est entrepreneur et qu’on a à cœur de faire du bon boulot pour son client.
Une bonne organisation vous permet aussi de réduire un tas d’émotions néfastes, comme le stress, la pression et l’anxiété.
Cela permet aussi de rester motivé jour après jour.
Enfin, avoir une bonne organisation est le meilleur moyen de gagner du temps.
Vous aurez un bien meilleur contrôle de vos jours et semaines de travail.
Les éléments clés d’une bonne organisation
Une bonne organisation ne s’invente pas du jour au lendemain.
Ce sont des habitudes qui doivent s’installer et qui nécessitent de la discipline au départ.
À cet effet, une organisation réussie repose sur plusieurs éléments clés :
1. Établir des listes de tâches
La méthode de la check-list fait partie des quelques pratiques d’organisation incontournables.
Je vous déconseille formellement de vous fier à votre seule mémoire pour organiser votre emploi du temps.
Cela risque d’affecter votre efficacité, parce qu’alors vous allez faire vos tâches « au feeling », et peut-être aussi perdre du temps à réfléchir à ce que vous pouvez faire ensuite.
Une fois que vous avez fait votre check-list, il vous suffit de la suivre dans l’ordre établi.
À chaque fois que vous vous mettez au travail, vous devez avoir une idée claire de toutes les tâches que vous avez à accomplir, et dans quel ordre.
C’est une méthode beaucoup plus efficace.
Plus vous avez une vision claire de tout ce que vous avez à faire, mieux c’est.
Accordez-vous quelques minutes pour dresser une liste de tout ce que vous devez faire sur un logiciel, un agenda ou un carnet.
Selon vos préférences :
- Vous pouvez dresser votre check-list le soir après avoir terminé le boulot, juste avant de rentrer à la maison, pour le lendemain.
- Ou vous pouvez la dresser le matin même, juste après être arrivé au bureau.
C’est vous qui voyez.
Mais faites toujours une check-list avant de démarrer !
C’est une des habitudes les plus importantes à acquérir.
2. Se fixer des objectifs atteignables`
Se mettre au défi est important…
Quand vous dressez une liste de tâches, n’hésitez pas à être ambitieux dans ce que vous voulez réaliser au quotidien.
Cela vous permettra d’avancer plus vite que si vous vous contentez du minimum.
Néanmoins, pensez tout de même à garder les pieds sur terre quand vous vous fixez pour objectif d’accomplir un certain nombre de projets dans la journée.
Vous obstiner à essayer d’atteindre un objectif trop ambitieux est contre-productif.
Ça ne vous fera pas avancer plus vite.
Au contraire, cela pourrait vous ralentir à cause du stress.
Il n’y a rien de pire que d’avoir l’impression de ne pas avancer, ou pas assez vite, par rapport à un objectif qu’on s’était fixé.
Et être trop exigent envers vous-même peut vous donner cette sensation-là.
Faites-vous une liste que vous pouvez remplir en une journée, sans avoir à vous « tuer » à la tâche.
Rester toujours entre ces 2 écueils : le manque d’ambition et le trop-plein d’ambition.
3. Prioriser votre travail
Que vous soyez salarié ou entrepreneur, votre plus grand ennemi, c’est la surcharge de travail.
Vous risquez d’avoir tendance à faire des listes de tâches qui s’étendent sur des kilomètres…
Et dans ces listes, la majorité des tâches que vous avez à accomplir sont relativement peu importantes, ou en tout cas beaucoup moins que d’autres.
Rappelez-vous la loi de Pareto qui stipule que 20% seulement de vos actions sont à l’origine de 80% de vos résultats.
Si vous ne priorisez pas vos tâches, que vous ne faites pas le tri entre l’essentiel et le non essentiel, vous n’en finirez jamais.
Vous aurez toujours trop de choses à faire.
Dans cette situation, non seulement vous allez vous épuiser, mais vos résultats seront moindres par rapport au temps et à l’énergie investie.
Afin de ne pas en arriver là, veillez à traiter vos tâches dans un certain ordre !
- Les activités les plus importantes et les plus compliquées doivent être traitées en premier.
- Les tâches secondaires doivent être faites en dernière (et seulement si vous avez le temps de les faire).
C’est le B.a.-ba d’une bonne organisation.
4. Faites des pauses
Bien organiser ses pauses fait partie de ces petites pratiques qui vous permettent d’avancer plus vite et efficacement.
- Récompensez-vous d’une petite pause entre chaque tâche accomplie.
- Accordez-vous une pause (mais pas trop longue) après être resté concentré un bon moment sur votre travail.
Et surtout : ne négligez pas votre temps de repos !
Vous travaillerez mieux et plus longtemps si vous vous accordez régulièrement des pauses.
5. Mesurer votre temps
Il est essentiel que vous mesuriez votre temps quand vous êtes au bureau.
Et ce, pour plusieurs raisons…
Premièrement : parce que le temps qu’on attribue à une tâche détermine en bonne partie le temps que l’on va prendre pour la réaliser.
C’est ce qu’on appelle la loi de Parkinson.
Celle-ci stipule la chose suivante : « Plus vous disposez de temps pour réaliser une tâche, plus vous aurez tendance à utiliser ce temps imparti. »
Si vous vous donnez toute une matinée pour réaliser une tâche qui peut être faite en l’espace d’une heure ou deux, vous allez avoir tendance à prendre toute cette matinée-là pour la faire.
C’est un peu comme lorsqu’on part en voyage : peu importe la taille de sa valise, on se débrouille toujours pour la remplir complètement.
Sauf que si vous avez une petite valise, vous allez avoir tendance à mettre l’essentiel à l’intérieur.
Alors que si vous partez avec une grande valise, vous allez y mettre un tas de choses qui ne vous seront même pas utiles durant votre séjour.
C’est pareil pour le temps que vous attribuez à une tâche !
Plus vous vous donnez du temps, moins vous avez tendance à être productif.
Si vous vous fixez 3 heures pour réaliser un boulot qui ne devrait pas prendre plus d’une heure, alors vous allez passer 2 de ces 3 heures à faire des choses sans grand intérêt.
tandis que si vous vous fixez pour objectif de le réaliser en une heure (objectif ambitieux MAIS atteignable !) vous allez faire uniquement l’essentiel durant ce temps-là, sans le superficiel.
Deuxièmement : pour optimiser votre temps de travail et vos pauses.
Parce qu’un jour de boulot est comme un marathon…
Si vous voulez franchir la ligne d’arrivée, vous devez vous ménager !
Parce que si vous vous donnez à fond la caisse dès la ligne de départ, vous allez déjà être épuisé à mi-chemin.
C’est la même chose pour un jour de travail.
Si vous voulez avancer sur toute une journée, vous devez vous ménager un peu.
Pour ça, veillez à ce que (1) vos sessions de travail ne soient pas trop longues, et (2) à prendre régulièrement des pauses.
Le problème quand on ne mesure pas son temps, surtout quand on est indépendant, c’est qu’on a tendance à travailler plusieurs heures d’affilée, jusqu’à se sentir complètement lessivé !
Ensuite on n’arrive plus à avancer correctement.
C’est la raison pour laquelle vous devez régulièrement entrecouper vos sessions de travail par des pauses.
Par exemple : vous pouvez prendre 5 à 15 minutes de pause entre deux sessions de travail de 45 minutes, et vous accorder une bonne heure en milieu de journée.
Enfin, troisièmement : parce que ce qui est mesurable est améliorable !
Si vous savez combien de temps vous prend une tâche, vous pouvez réfléchir à différentes manières de réduire ce temps !
Vous pouvez tester des outils différents, une méthode de travail différente, ou modifier votre process pour voir si vous parvenez à aller plus vite.
Par exemple : s’il vous faut 3 heures pour rédiger un article de blog, voyez si vous pouvez ajouter ou retirer quelque chose à votre process pour réduire ce temps.
- Préparer le plan la veille au soir, pour que votre subconscient commence à « travailler » sur l’article et vous réveiller avec de nouvelles idées.
- Vous limiter à une ou deux relectures.
- Écrire l’article d’une seule traite (ne pas revenir dessus tant que vous n’avez pas fini de l’écrire).
- Utiliser un ordinateur plus performant.
- Etc.
Il y a un tas de solutions simples pour gagner quelques précieuses minutes ici et là.
Et en en trouvant quelques-unes, vous pouvez probablement réussir à réduire votre temps de travail d’un bon tiers sur la plupart de vos tâches quotidiennes.
Ce qui constitue un gain d’efficacité énorme !