Avoir une entreprise est une expérience enrichissante qui peut parfois être pleine de surprises.
De bonnes surprises, et des moins bonnes.
Pour gérer son entreprise de la bonne manière, il faut penser à un grand nombre de paramètres.
Il faut être capable de se positionner sur le bon marché, avoir le bon produit ou service, choisir et gérer des équipes, mais ce n’est pas tout.
Il faut également bien choisir son logiciel de comptabilité.
Si cela peut paraître anodin et non prioritaire, il ne faut pourtant pas minimiser l’importance de cette étape.
En effet, une comptabilité mal tenue pourrait vous apporter des problèmes inutiles.
Il existe sur le marché d’innombrables logiciels, avec des offres et des fonctionnalités qui diffèrent.
Voici donc un récapitulatif des éléments à prendre en considération lorsque vous devrez choisir votre logiciel de comptabilité.
Comprendre les avantages des différents logiciels de comptabilité
Facilité, contrôle et rapidité des opérations financières
L’ensemble des transactions financières ayant lieu au sein d’une entreprise doivent avoir une trace.
Les logiciels de comptabilité sont les outils idéaux pour permettre cela.
En plus d’être un “must have”, ce type de logiciel vous permet également de gagner du temps et de faciliter la réalisation de certaines tâches.
C’est par exemple le cas pour la création de devis et de factures, ou encore le renseignement des niveaux de stocks.
La plupart des logiciels actuels proposent des interfaces simplifiées, ce qui les rend accessibles au plus grand nombre.
Avec l’aide des logiciels comptables, les plus débutants dans le domaine peuvent gérer diverses opérations financières pour l’entreprise.
C’est pourquoi il est dans votre intérêt de choisir un bon logiciel de comptabilité.
Cela vaut d’autant plus si vous vous êtes lancé en tant que freelance à domicile, et que vous n’avez personne autour de vous pour réaliser ces opérations à votre place.
Réduction du taux d’erreurs
L’être humain a tendance à faire des erreurs en fonction de son humeur et de son état d’esprit.
La fatigue, le stress et le manque de concentration sont des facteurs qui augmentent le risque d’erreur, et c’est normal.
Il ne faut pas blâmer vos collaborateurs puisque l’erreur est humaine.
L’Homme a créé des machines capables de reproduire certaines tâches de son travail, comme les logiciels de comptabilité.
Ce type de logiciels réduit considérablement le taux d’erreur et les résultats issus des transactions financières sont généralement plus fiables.
Alors pourquoi s’en passer ?
Gain de temps
Certains logiciels offrent la possibilité d’automatiser la gestion de la comptabilité d’une entreprise.
Les tâches répétitives qui ne demandent pas systématiquement l’intervention de l’Homme peuvent donc facilement être automatisées.
Ainsi, c’est un gain de temps pour vous ou vos collaborateurs, mais aussi un gain d’argent.
Bien choisir son logiciel de comptabilité permet de se concentrer sur des tâches faisant appel à la réflexion et à la concentration.
Meilleure conformité juridique
Lorsque vous avez votre propre entreprise, vous savez que l’on vous demande sans cesse d’être en régularité avec la justice.
Toutefois, il n’est pas toujours évident d’être au courant des dernières lois et règles en vigueur.
Les logiciels de comptabilité les plus performants vous permettent de relâcher la pression de ce côté-là.
Ils se chargent pour vous des mises à jour judiciaires et vous êtes ainsi sûr de respecter la loi.
Connaître les conditions essentielles
Définir son secteur d’activité
Pour choisir son logiciel de comptabilité, il faut tout d’abord définir votre secteur d’activité.
En effet, certains logiciels sont plus adaptés à certains domaines que d’autres.
Par exemple, une entreprise dans la restauration ne se tournera probablement pas vers le même type de logiciel qu’une entreprise dans le secteur du transport de marchandises par exemple.
Lister les besoins de sa société avant de choisir son logiciel de comptabilité
En fonction des collaborateurs déjà présents dans votre entreprise, ou tout simplement de vos besoins, vous vous tournerez vers un type de logiciel plus qu’un autre.
Certains logiciels de comptabilité vous offrent la possibilité de déléguer qu’une certaine quantité de tâches “basiques”.
D’autres en revanche sont plus élaborés et plus complets.
Si vos besoins sont classiques, nul besoin de payer un logiciel ultra développé.
C’est pourquoi avant de souscrire un abonnement à un logiciel, vous devez définir en amont vos besoins.
Prendre en compte la taille de son entreprise
On classe généralement les entreprises en fonction de leur taille, à savoir : les TPE (très petites entreprises), les PME (petites et moyennes entreprises) et les Grandes Entreprises.
Une fois de plus, en fonction de ce critère, vos besoins en termes de logiciels changent.
Les logiciels très élaborés et destinés aux grandes entreprises ne devraient pas être utilisés par les TPE.
En effet, beaucoup trop d’options sont proposées ce qui risque de faire augmenter le prix de l’abonnement, mais aussi de porter à confusion vos collaborateurs.
D’un autre côté, les logiciels de comptabilité pour TPE et PME ne devraient pas être utilisés par les grandes entreprises qui se retrouvent bloquées pour réaliser certaines transactions financières.
C’est pourquoi la taille de l’entreprise joue également un rôle dans le choix final du logiciel.
Afin de vous éclairer un peu plus, voici un petit récapitulatif des différentes tailles d’entreprise ainsi que le rôle du logiciel comptable dans leur activité :
1- Les TPE
Ici, le logiciel comptable est utilisé exclusivement pour gérer la comptabilité de l’entreprise.
C’est aussi la catégorie de logiciels comptables la plus répandue sur le marché en plus d’être là solution la plus abordable.
De plus, si besoin, un logiciel comptable pour PME peut être utilisé par les entreprises ayant recours aux services d’un expert comptable ainsi que servir dans le cadre de la réalisation de devis et de factures.
En somme, il s’agit de logiciels très minimalistes qui ne disposent que de très peu de fonctionnalités et qui sont donc, par extension, assez faciles à utiliser.
Néanmoins, si elles ont des besoins plus poussées, les entreprises devront se tourner vers des outils comptables plus développés.
2- Les PME
Comme je vous le disais précédemment, les petites et moyennes entreprises ont des besoins plus importants que les toutes petites entreprises en termes de comptabilité.
Ainsi, à l’instar de ces dernières, les logiciels comptables qui leur sont destinés permettent de gérer l’ensemble de la comptabilité d’une entreprise en interne.
Entre autres choses, ils prennent en charge la déclaration des TVA ou encore l’envoie de la liasse fiscale.
Pour faire simple, les outils de comptabilité des PME sont très efficaces dans le cadre de la gestion de tous les processus comptables de ce genre de firme, que ce soit au niveau de la tenue ou de l’établissement des comptes annuels.
D’ailleurs, leur prise en main standard en font également de très bons alliés pour une activité de vente en ligne.
Pourtant, même s’ils sont déjà plus ou moins sophistiqués, lesdits logiciels peuvent ne pas être adaptés aux besoins et aux attentes des grandes entreprises.
3- Les grandes entreprises
Les logiciels de comptabilité destinés à l’usage des grandes entreprises sont sans aucun doute les plus élaborés de ce genre.
Pour cause, leur développement est assez complexe et se base principalement sur les réels besoins des sociétés qui les emploient.
En d’autres termes, ce sont des outils sur mesure et personnalisables qui sont dotés d’une infrastructure informatique plus ou moins unique.
Bien entendu, en tant que tels, leur utilisation requiert un certain savoir-faire et doit être faite par un professionnel ou une personne formée à cet effet.
Enfin, je tiens à souligner que l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ne s’adresse pas aux micro-entreprises.
Cela est notamment dû au fait que ces dernières sont en mesure de bénéficier de nombreux allègements, ce qui leur permet de se passer de ce genre de service.
Toutefois, à la rigueur, une micro-entreprise pourra recourir à un simple logiciel de facturation ou de gestion si besoin.
Porter attention aux phases de test
Plusieurs logiciels proposent des périodes de test avant de vous faire souscrire un abonnement.
Ne négligez pas ces offres et profitez de ces phases de test.
Même si vous avez lu sur Internet qu’un logiciel est très bon, il peut ne pas vous convenir.
Vous pouvez avoir beaucoup de mal à le prendre en main.
Prenez donc le temps de tester et de comprendre les logiciels de comptabilité qui vous intéressent s’ils proposent des périodes de test ou des démos.
Ainsi, vous aurez pleinement connaissance des fonctionnalités proposées.
En tant que directeur d’entreprise, la gestion de la comptabilité peut vite devenir une tâche qui surmène.
Pour certaines personnes, c’est une partie de plaisir, mais pour d’autres, c’est tout l’inverse.
La réalisation des factures et des devis n’étant pas à prendre à la légère et les marges d’erreur étant importantes, gérer la comptabilité peut vite devenir une source de stress.
C’est pourquoi prendre du temps pour choisir son logiciel de comptabilité est important.