Le Flex Office : définition, inconvénients et avantages

L’évolution digitale, la miniaturisation électronique ainsi que les nouvelles techniques de management ont amené à un remaniement de l’espace de travail de la part des sociétés.

Le monde de l’entreprise français qui gardait jusqu’ici une vision traditionnelle du bureau, commence à changer.

Le travail sédentaire laisse petit à petit sa place aux salariés nomades, aux bureaux flexibles, aux open-space, aux espaces collaboratifs ou au travail en home office. 

Le flex office permet-il d’humaniser sa société, ou crée-t-il une distance sociale ?

C’est ce que nous allons voir tout de suite à travers les avantages et inconvénients du flex office.

Le principe du flex office

Initialement développé en Angleterre, le flex office se développe à présent en France.

Les grands groupes tels que Axa, Engie, Bouygues ou encore L’Oréal ont mit de côté la traditionnelle sédentarité et ont succombé au flex office.

Aussi appelé “desk sharing”, “sans bureau fixe” ou “bureau flexible”, ce simple concept n’en est pas moins novateur.

Le principe est de donner de la liberté aux employés quant au choix de leur espace de travail.

L’aménagement des espaces de bureaux au sein des entreprises est alors repensé afin de pouvoir continuer à réaliser son travail en entreprise tout en choisissant le lieu le plus adapté à la réalisation de certaines tâches.

Il y a donc une absence d’attribution d’un poste de travail défini.

De ce fait, les membres des différents services peuvent travailler dans une même pièce.

Cela vaut pour les espaces de coworking ou open-spaces, les bibliothèques, les salles de réunion, des bureaus libres, etc.).

Le flex office n’exclut pas non plus fait de travailler à la maison ou travailler dans des cafés selon l’envie du collaborateur.

Les explications de la montée du bureau flexible

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les chefs d’entreprise ont décidé d’encourager le télétravail et le flex office, et de délaisser le travail sur des postes fixe. 

Tout d’abord, la digitalisation permet à présent aux travailleurs de travailler où bon leur semble.

Avec les ordinateurs, les tablettes et l’accès wifi que l’on retrouve à tous les coins de rues, la plupart des employés peuvent se permettre de travailler hors de l’entreprise.

C’est notamment le cas avec les nouveaux métiers du digital.

L’aspect économique a également son importance.

Effectivement, les études estiment que le taux d’occupation d’un bureau serait de 60 %.

Les postes de travails sont donc vacants 40 % du temps.

Pour cause : les jours passés en vacances, en RTT,  en déplacements, en arrêts maladie, en congés maternité, etc.

Or, le mobilier et l’espace coûtent de l’argent à l’entreprise.

La montée des bureaux flexibles se doit aussi aux salariés eux même, dont la vision du travail a changé.

Outre le fait que de plus en plus de personne se lance en auto-entrepreneurs, les employés des entreprises aspirent à plus de flexibilité.

Ils recherchent un équilibre entre le temps passé au travail et le temps consacré à la famille et aux loisirs.

Dans une vie qui tourne à 100 km/h, les individus n’ont plus envie de perdre du temps dans les transports et veulent avoir des horaires flexibles.

Les avantages du flex office

• Augmentation de la productivité et de la créativité : changer de poste de travail permet aux employés de casser la routine et de trouver de nouvelles perspectives. Les jours s’enchaînent mais ne se ressemblent pas forcément. Cette stimulation permet aux employés de travailler efficacement. La créativité peut être stimulée en fonction de l’ambiance, mais également des personnes autour de soi. Parler avec des collaborateurs peut amener à de nouvelles idées.
• Amélioration des interactions sociales entre services : même s’il ne s’agit pas d’open-space, les services sont souvent regroupés dans plusieurs bureaux ou du moins, dans un même coin. L’interaction avec les autres services de l’entreprise est donc certains jours, inexistante. Avoir un bureau flexible permet donc de travailler à côté, et même en collaboration avec les membres d’autres équipes. Le flex office est l’occasion d’en apprendre davantage sur les différents métiers de l’entreprise.
• Favoriser l’esprit d’équipe et favoriser les échanges : la mobilité permet aux collaborateurs d’aller à la rencontre de leurs collègues. Les échanges entre eux améliorent l’esprit d’équipe et les incite à trouver des solutions en groupe.
• Réduire le temps de transport et avoir des horaires plus souples : comme nous l’avons vu précédemment, lorsque le desk sharing permet le home office, cela représente un gain de temps considérable pour les employés.

Les inconvénients du desk sharing

• Difficultés d’organisation : travailler en home office ou travaille en coworking peut représenter des problèmes d’organisation. En effet, il faut s’assurer d’avoir le wifi, de transporter ses outils de travail, de réserver un espace de travail, etc. Ne pas avoir des espaces dédiés à ses propres affaires incite également à la numérisation d’un maximum de documents ce qui peut représenter un problème pour certains employés. 
• Perte de temps : le flex office peut faire perdre du temps dans le cas où les points cités ci-dessus seraient de rigueur. Aussi, avoir un espace de travail collectif rend plus difficile de trouver les collègues de son service qui sont injoignables. Avec le flex office, il y a donc un risque de manque de communication.
• La complexité du “vivre-ensemble” : ne pas avoir une répartition des postes de travail peut poser problème à différents niveaux. C’est le cas de la propreté, du besoin d’isolation, du manque de concentration dans les espaces de travail sont bruyants, etc. L’absence de bureau attitré signifie également le manque d’espace de rangement sécurisé.
• Le risque de mal calculer le taux d’occupation d’un poste : ne pas prévoir suffisamment de postes en libre-service est une situation qui serait très difficile à gérer. Il faut donc laisser suffisamment de postes  
• Perte de repères : certains employés ont une vision traditionnelle du bureau et ont besoin de stabilité. Ils ont un attachement au bureau personnel car ils ont un besoin de personnalisation. Or le salarié nomade travaille dans des locaux impersonnels.

Tout le monde a son avis sur le flex office.

Pour certains, c’est un système de travail efficace, pour d’autres, il n’est pas possible de travailler dans des conditions optimales ainsi.

La révolution communicationnelle nous guide toutefois vers la diminution de la répartition des postes de travail au niveau individuel.

Il ne reste plus qu’à patienter pour voir l’évolution du desk sharing.