Lorsque l’on est entrepreneur, manager ou chef d’entreprise il est important de savoir s’organiser.
Pour cela, il est possible de mettre en place diverses techniques telles que le calendrier éditorial par exemple.
Afin de gagner en productivité et d’augmenter ses rendements, les entrepreneurs ou même les directeurs, utilisent également la méthode Kaizen.
Applicable, tant dans le monde professionnel que personnel, cette technique s’est transformée au fil des années, en un véritable état d’esprit à adopter.
Si vous ne souhaitez pas, ou vous ne disposez pas d’un grand budget, sachez que cette méthode n’a pas besoin d’apport financier.
Elle dépend davantage du degré d’implication de votre équipe, et de vous-même.
Voici tout de suite comment la méthode Kaizen peut permettre aux entrepreneurs d’atteindre leurs objectifs.
En quoi consiste la méthode Kaizen ?
Développée dans les années 1950, la méthode Kaizen est originaire du Japon.
Originalement utilisée dans le monde de la manufacture, notamment par des grands noms tels que Toyota, elle s’est ensuite développée dans d’autres domaines.
Historiquement, la méthode Kaizen a été créée pour redonner une seconde vie à l’industrie nippone qui avait beaucoup souffert de la Seconde Guerre.
Il s’agit d’une technique de Lean management initié par Taiichi Ono dans son livre « Toyota Production System » avec l’objectif d’accroître la production et l’efficacité des entreprises.
Cependant, à la vue de son succès, la méthode Kaizen a été rapidement démocratisée pour le grand public au début des années 80.
Néanmoins, l’idée ne sera officiellement adoptée à travers le monde qu’à la sortie du livre Kaizen : The Key to Japan’s Competitive Success de Masaaki Imai.
Depuis, la méthode Kaizen est devenue une philosophie incontournable au sein des entreprises modernes qui souhaitent évoluer de manière progressive.
Contrairement au Kaikaku, dans la méthode Kaizen, on ne réalise pas de changements fulgurants et draconien.
Au contraire, cette dernière consiste à réaliser de petits changements sur le long terme.
Étymologiquement, le nom de cette méthode vient de changement (Kai) et de meilleur (Zen).
Au sein d’une entreprise, les améliorations peuvent toucher à différents domaines tels que :
- La lutte contre le gaspillage.
- L’amoindrissement des dangers.
- L’optimisation des conditions de travail.
- L’augmentation de la productivité, etc.
Quels sont les principes de la méthode Kaizen ?
D’une façon générale, le fonctionnement de la méthode Kaizen repose sur 4 principes :
- Bousculer les codes établis.
- Se focaliser tant sur la démarche à suivre que sur les résultats.
- éloigner les jugements et les blâmes.
- Prôner une évolution globale.
Il s’agit d’une véritable philosophie à appliquer en toute circonstance, que ce soit en entreprise ou dans la vie quotidienne.
Cependant, pour être efficace, la mise en place de la méthode Kaizen repose sur certains principes fondamentaux.
Il s’agit notamment de :
- La remise en question et la réorientation des méthodes de travail employé.
- L’utilisation des différents outils relatifs à l’amélioration continue des performances.
- L’uniformisation des différentes étapes du processus.
- La mise en place d’un programme de motivation.
- L’implication active de l’ensemble des acteurs lors du déploiement.
- L’accompagnement des différents acteurs tout au long du changement.
Quelles sont les situations traitées par la méthode Kaizen ?
La démarche d’amélioration continue instaurée par la méthode Kaizen et par le lean management contribue à réduire (ou à éliminer) le gaspillage au sein d’une entreprise.
Dans l’univers du management, ce dernier peut se manifester sous 3 formes : Le Muda, le Mura et le Muri.
Le Muda
Muda est un terme japonais qui se traduit littéralement par « gaspillage » ou « inutilité ».
Dans la méthode Kaizen, le Muda représente toutes les situations qui n’apportent pas de valeurs à l’entreprise et qui peuvent contribuer à ralentir son développement.
À cet effet, il existe 2 sortes de Muda : le Muda de type 1 et le Muda de type 2.
Le Muda de type 1 concerne les procédures qui n’apportent pas de valeurs ajoutées au client, mais qui peut tout de même être utile pour le demandeur.
Le Muda de type 2, quant à lui, se rapporte aux procédures qui ne présentent aucun intérêt ni pour le demandeur ni pour le client.
En entreprise, on distingue 7 sources de gaspillages relatifs au Muda de type 2 :
- Les opérations superflues de la procédure de production qui n’apporte aucune valeur ajoutée.
- Les mouvements superflus des employés ou des machines qu’ils utilisent.
- Le transport comportant de trop nombreux déplacements pour les matières premières ou pour les produits.
- Les excès de produits ou de matières premières dans les stocks.
- L’attente ou l’inactivité entre deux étapes du processus.
- La surproduction pour la production excessive.
- Les défauts rendant un produit inexploitable.
Le Mura
Mura peut se traduire par « irrégularité » ou « inégalité » et concerne le temps perdu dans le cadre de la réalisation de toutes les tâches inutiles (Muda).
Il s’agit donc d’un manque d’équilibre et de rationalité dans le mode de fonctionnement de l’entreprise qui l’empêche de réaliser certaines étapes de sa procédure correctement.
Ici, l’objectif de la méthode Kaizen sera donc de rétablir cet équilibre en optimisant les différents processus.
Le Muri
Muri est un mot japonais qui signifie « excessif » ou « surchargé » et qui se rapporte à tout ce qui ne peut pas être accompli en raison d’un souci de possibilité ou de capacité.
Le Muri concerne généralement les charges de travail excessives ou complètement déraisonnables chez les employés.
Si la situation n’est pas vite réglée, le Muri peut provoquer de l’absentéisme et des maladies ou même un burn-out chez ces derniers, ce qui constitue un gaspillage important.
Dans le cas des machines, il se rapporte aux éventuels dommages causés par une utilisation intensive ainsi que les coûts de réparation que cela pourrait engendrer.
Quelles sont les conditions requises pour la mise en place de la méthode Kaizen ?
Les principes utilisés dans le cadre de la méthode Kaizen sont très différents de ceux d’un système managérial de hiérarchie basique.
Pour cause, le Kaizen prône l’implication de tous les collaborateurs, quel que soit leur rang dans la hiérarchie.
Cependant, la réussite et l’application de cette méthode reposent également sur d’autres principes qu’il est important de respecter, à savoir :
- La proactivité, c’est-à-dire l’anticipation et la résolution des problèmes avant qu’ils n’apparaissent.
- La remise en question perpétuelle des pratiques et des procédures actuelles.
- La recherche de solutions à moindre coût.
- La recherche de l’origine des problèmes par le biais des « 5 pourquoi » (que nous allons voir un peu plus bas).
- La prise de décision de manière collaborative.
- La correction rapide des erreurs et des dysfonctionnements.
Quels sont les avantages de cette méthode ?
Le recours à la méthode Kaizen présente de nombreux avantages, que ce soit pour les dirigeants d’une entreprise ou pour leurs employés.
La réduction des coûts et des prises de risque
Le principe d’amélioration continue permet d’instaurer des changements beaucoup plus facilement et sans investissement important.
Les phases de test et de lancement sont donc moins longues et ne consomment que peu de ressources.
De même, en cas d’erreurs ou de manque de résultats, le fonctionnement de l’entreprise ainsi que son processus ne s’en trouveront pas entravés.
L’accessibilité des changements opérés
En optant pour le principe de l’amélioration continue, une organisation permet à ses différents membres de s’approprier plus rapidement les changements opérés dans le processus.
De plus, la méthode Kaizen offre également la possibilité à ces derniers d’apporter de légères modifications à leur méthode de travail lorsqu’ils rencontrent des difficultés ou constatent qu’elle est infructueuse.
Encore une fois, cela n’affecte en rien le reste du processus de fonctionnement de la firme.
La mise en place de processus personnalisés
En plus de s’adapter à l’ensemble des membres d’une organisation, l’amélioration continue initiée par la méthode Kaizen facilite également l’intégration des nouvelles recrues.
Les ajustements ainsi que les éventuelles évolutions du processus sont beaucoup plus accessibles, ce qui favorise une meilleure uniformisation.
Cette accessibilité contribue également à favoriser la culture de l’apprentissage et la curiosité chez les collaborateurs
De cette façon, ils seront plus enclins à développer de nouvelles idées.
Comment mettre en place la méthode Kaizen dans son quotidien ?
La méthode Kaizen repose sur plusieurs principes qu’il est important de comprendre pour obtenir des résultats.
Le premier d’entre eux est la remise en question perpétuelle.
Effectivement, il faut partir du principe qu’il est toujours possible de faire mieux ou d’obtenir mieux que ce que nous avons.
Ceci vaut même dans les cas où les techniques utilisées fonctionnent déjà.
C’est l’essence même de la proactivité.
Ensuite, il faut se laisser le temps d’atteindre ses objectifs et avoir une vision sur le long terme.
Si vous souhaitez utiliser la méthode Kaizen, vous devez avoir de la patience et ne pas penser à atteindre la perfection trop rapidement.
C’est la répétition quotidienne des petites tâches qui vous permettra d’atteindre votre objectif final.
Aussi, les changements doivent être opérés dans un ordre réfléchi.
Vous devez les hiérarchiser en fonction de leur importance.
Afin de jouer sur l’aspect psychologique, réalisez les changements rapides et simples en priorité.
Le quatrième principe de cette méthode est d’identifier la source des problèmes rencontrés.
Il ne s’agit pas de régler les problèmes en surface jusqu’à ce qu’ils se manifestent à nouveau.
Au contraire, le but est de comprendre la source et de l’éliminer définitivement.
Aussi, une fois le problème identifié, il faut tout de suite passer à l’action.
Il n’est pas question de remettre au lendemain la résolution d’un problème.
Enfin, si vous gérez une équipe, sachez que la méthode Kaizen concerne l’intégralité de vos collaborateurs.
La participation et l’opinion de tous les membres de votre entreprise doivent être prises en compte.
Les décisions sont donc collectives.
Les 4 outils de la méthode Kaizen pour gagner en productivité
1. La méthode des 5 S
La technique des 5 S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) est issue de la méthode Kaizen.
Elle consiste à optimiser son temps et son espace de travail pour gagner en productivité.
L’agencement de votre bureau par exemple, doit être organisé et propre pour éviter toute distraction et toute perte de temps.
Évidemment, cette première étape peut être plus ou moins compliquée en fonction des entrepreneurs.
En effet, si vous disposez d’un espace de travail fixe, vous ne rencontrerez pas de problème.
En revanche, si vous pratiquez le flex office, autrement dit, si vous n’avez pas de bureau fixe, vous rencontrerez peut-être plus de difficultés.
2. L’utilisation de la roue de Deming : le cycle en 4 étapes
Utilisé en management de qualité, le but de la roue de Deming est l’amélioration continue.
Pour l’atteindre, il faut réaliser un cycle de 4 étapes : planifier, réaliser, vérifier et agir.
En anglais, on parle du PDCA (Plan, Do, Check, Act).
3. Les 5 “pourquoi” dans la méthode Kaizen
La technique des 5 « pourquoi » s’utilise dans le cadre de la méthode Kaizen lors de la recherche de la source d’un problème.
Il s’agit de se poser 5 questions commençant par “pourquoi” afin d’identifier le problème et de mettre en place les mesures nécessaires pour le résoudre.
Voici un exemple :
- Pourquoi est-ce que l’application n’a-t-elle pas été lancée à temps ? Parce que mes collaborateurs n’avaient pas compris mes consignes.
- Pourquoi ? Car il leur manquait des informations.
- Pourquoi ? Parce que le service communication ne leur a pas fait parvenir le rétroplanning.
- Pourquoi ? Parce qu’ils pensaient que l’équipe marketing s’en chargeait.
- Pourquoi ? Car les deux équipes n’étaient pas présentes lors de la prise de décisions.
Dans ce cas, le problème vient d’un manque de communication.
Il faut revoir l’organisation des réunions ainsi que la communication interne pour que cela ne se reproduise plus.
4. Le bilan des actions menées
Nous l’avons vu en début d’article, pour mettre en place la méthode Kaizen, il faut miser sur la collaboration et l’entraide.
Pour continuer dans ce sens et avancer dans vos projets, vous pouvez réaliser des bilans sur les actions menées dans les semaines ou mois passés.
Ainsi, chaque membre de l’équipe peut partager son avancée et ses doutes.
Le reste des collaborateurs peut intervenir afin d’aider leurs compagnons à résoudre leurs problèmes.
Les changements se faisant doucement dans la méthode Kaizen, son intégration dans votre quotidien ou celui de vos collaborateurs ne devrait pas être un problème.
En effet, le cerveau n’interprète pas les modifications comme un danger lorsqu’elles ne sont pas soudaines.
Toutefois, afin que la méthode d’amélioration continue puisse fonctionner sur le long terme, il faut impérativement garder les équipes motivées et soudées.
Si vous souhaitez améliorer la qualité de vos produits, votre productivité, votre temps de production et votre environnement de travail, laissez-vous donc tenter par la méthode Kaizen.