La méthode Kaizen pour les entreprises : une amélioration continue

Lorsque l’on est entrepreneur, manager ou chef d’entreprise il est important de savoir s’organiser.

Pour cela, il est possible de mettre en place diverses techniques telles que le calendrier éditorial par exemple.

Afin de gagner en productivité et d’augmenter ses rendements, les entrepreneurs ou même les directeurs, utilisent également la méthode Kaizen.

Applicable, tant dans le monde professionnel que personnel, cette technique s’est transformée au fil des années, en un véritable état d’esprit à adopter.

Si vous ne souhaitez pas, ou vous ne disposez pas d’un grand budget, sachez que cette méthode n’a pas besoin d’apport financier.

Elle dépend davantage du degré d’implication de votre équipe, et de vous-même.

Voici tout de suite comment la méthode Kaizen peut permettre aux entrepreneurs d’atteindre leurs objectifs.

En quoi consiste la méthode Kaizen ?

Développée dans les années 1950, la méthode Kaizen est originaire du Japon.

Originalement utilisée dans le monde de la manufacture, notamment par des grands noms tels que Toyota, elle s’est ensuite développée dans d’autres domaines.

Contrairement au Kaikaku, dans la méthode Kaizen, on ne réalise pas de changements fulgurants et draconien.

Au contraire, cette dernière consiste à réaliser de petits changements sur le long terme.

Étymologiquement, le nom de cette méthode vient de changement (Kai) et de meilleur (zen).

Au sein d’une entreprise, les améliorations peuvent toucher à différents domaines tels que :

  • la lutte contre le gaspillage ;
  • l’amoindrissement des dangers ;
  • l’optimisation des conditions de travail ;
  • l’augmentation de la productivité, etc.

Comment mettre en place la méthode Kaizen dans son quotidien ?

La méthode Kaizen repose sur plusieurs principes qu’il est important de comprendre pour obtenir des résultats.

Le premier d’entre eux est la remise en question perpétuelle.

Effectivement, il faut partir du principe qu’il est toujours possible de faire mieux ou d’obtenir mieux que ce que nous avons.

Ceci vaut même dans les cas où les techniques utilisées fonctionnent déjà.

C’est l’essence même de la proactivité.

Ensuite, il faut se laisser le temps d’atteindre ses objectifs et avoir une vision sur le long terme.

Si vous souhaitez utiliser la méthode Kaizen, vous devez avoir de la patience et ne pas penser à atteindre la perfection trop rapidement.

C’est la répétition quotidienne des petites tâches qui vous permettra d’atteindre votre objectif final.

Aussi, les changements doivent être opérés dans un ordre réfléchi. Vous devez les hiérarchiser en fonction de leur importance.

Afin de jouer sur l’aspect psychologique, réalisez les changements rapides et simples en priorité.

Le quatrième principe de cette méthode est d’identifier la source des problèmes rencontrés.

Il ne s’agit pas de régler les problèmes en surface jusqu’à ce qu’ils se manifestent à nouveau.

Au contraire, le but est de comprendre la source et de l’éliminer définitivement.

Aussi, une fois le problème identifié, il faut tout de suite passer à l’action.

Il n’est pas question de remettre au lendemain la résolution d’un problème.

Enfin, si vous gérez une équipe, sachez que la méthode Kaizen concerne l’intégralité de vos collaborateurs.

La participation et l’opinion de tous les membres de votre entreprise doivent être prises en compte.

Les décisions sont donc collectives.

Quels sont les 4 techniques et outils à utiliser dans la méthode Kaizen pour gagner en productivité ?

1. L’application de la méthode des 5 S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketzu, Shitsuke

La technique des 5 S est issue de la méthode Kaizen.

Elle consiste à optimiser son temps et son espace de travail.

L’agencement de votre bureau par exemple, doit être organisé et propre pour éviter toute distraction et toute perte de temps.

Évidemment, cette première étape peut être plus ou moins compliquée en fonction des entrepreneurs.

En effet, si vous disposez d’un espace de travail fixe, vous ne rencontrerez pas de problème.

En revanche, si vous pratiquez le flex office, autrement dit, si vous n’avez pas de bureau fixe, vous rencontrerez peut-être plus de difficultés.

2. L’utilisation de la roue de Deming : le cycle en 4 étapes

Utilisé en management de qualité, le but de la roue de Deming est l’amélioration continue.

Pour l’atteindre, il faut réaliser un cycle de 4 étapes : planifier, réaliser, vérifier et agir.

En anglais, on parle du PDCA (Plan, Do, Check, Act).

3. Les 5 “pourquoi” dans la méthode Kaizen

La technique des 5 “pourquoi” s’utilise dans le cadre de la méthode Kaizen lors de la recherche de la source d’un problème.

Il s’agit de se poser 5 questions commençant par “pourquoi” afin d’identifier le problème et de mettre en place les mesures nécessaires pour le résoudre.

Voici un exemple :  

  • Pourquoi est-ce que l’application n’a-t-elle pas été lancée à temps ? Parce que mes collaborateurs n’avaient pas compris mes consignes.
  • Pourquoi ? Car il leur manquait des informations.
  • Pourquoi ? Parce que le service communication ne leur a pas fait parvenir le rétroplanning.
  • Pourquoi ? Parce qu’ils pensaient que l’équipe marketing s’en chargeait.
  • Pourquoi ? Car les deux équipes n’étaient pas présentes lors de la prise de décisions.

Dans ce cas, le problème vient d’un manque de communication.

Il faut revoir l’organisation des réunions ainsi que la communication interne pour que cela ne se reproduise plus.

4. Le bilan des actions menées

Nous l’avons vu en début d’article, pour mettre en place la méthode Kaizen, il faut miser sur la collaboration et l’entraide.

Pour continuer dans ce sens et avancer dans vos projets, vous pouvez réaliser des bilans sur les actions menées dans les semaines ou mois passés.

Ainsi, chaque membre de l’équipe peut partager son avancée et ses doutes.

Le reste des collaborateurs peut intervenir afin d’aider leurs compagnons à résoudre leurs problèmes.

Les changements se faisant doucement dans la méthode Kaizen, son intégration dans votre quotidien ou celui de vos collaborateurs ne devrait pas être un problème.

En effet, le cerveau n’interprète pas les modifications comme un danger lorsqu’elles ne sont pas soudaines.

Toutefois, afin que la méthode d’amélioration continue puisse fonctionner sur le long terme, il faut impérativement garder les équipes motivées et soudées.

Si vous souhaitez améliorer la qualité de vos produits, votre productivité, votre temps de production et votre environnement de travail, laissez-vous donc tenter par la méthode Kaizen.

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